Come tracciare i movimenti di magazzino?

Risposta breve

1. Apri lo storico dei movimenti dell'articolo che ti interessa.
2. Filtra per magazzino, periodo o tipo di movimento: carico, scarico, trasferimento.
3. Per ogni movimento controlla il documento di origine: fattura, DDT, entrata merci.
4. Esporta lo storico quando serve per una verifica o un confronto con il fisico.
5. Se trovi una differenza, risali dal movimento al documento e chiarisci l'origine prima di correggere.

I documenti dietro ogni movimento

• L'entrata merci registra ciò che il fornitore ha consegnato davvero.
• Il DDT accompagna la merce in uscita verso il cliente.
• I trasferimenti tra magazzini vanno registrati con un documento interno, altrimenti le giacenze si sfalsano.
• Le rettifiche di inventario sono movimenti a tutti gli effetti e richiedono una causale.
• Ogni movimento porta con sé data, articolo, magazzino, quantità e documento: se manca uno di questi elementi, la ricostruzione diventa un'ipotesi.
• Il segno del movimento conta: un carico aumenta la giacenza, uno scarico la riduce, un trasferimento fa entrambe le cose su magazzini diversi.

Esempi pratici

• Ad esempio, un cliente contesta la consegna: dallo storico dell'articolo risali al documento di uscita in pochi secondi.
• Ad esempio, prima di una verifica esporti in foglio di calcolo tutti i movimenti di un articolo dell'ultimo anno.
• Ad esempio, un trasferimento di 40 pezzi dal magazzino centrale a quello di zona compare come uscita da una parte e ingresso dall'altra.
• Ad esempio, un articolo risulta a zero: lo storico mostra che lo scarico di 30 pezzi è stato registrato due volte.
• Ad esempio, un articolo risulta a 12 pezzi invece di 40: lo storico mostra uno scarico da 28 pezzi legato a una fattura senza DDT, da chiarire con l'ufficio vendite.

Errori da evitare

• Registrare i movimenti a fine giornata a memoria: si perde la tracciabilità.
• Movimentare la merce senza documento: alla prima verifica non si spiega la differenza.
• Spostare merce tra magazzini senza registrare il trasferimento.
• Correggere una giacenza direttamente, senza passare da un movimento con causale.
• Modificare o cancellare un movimento vecchio per far tornare i conti: la storia dell'articolo diventa inaffidabile, mentre la correzione va fatta con un nuovo movimento.

Come ti aiuta 4softerp

• Storico per articolo con data, magazzino, quantità e documento di origine, da consultare senza aprire più fogli.
• Filtri per magazzino, periodo e tipo di movimento per isolare in pochi passaggi il trasferimento o lo scarico che ti interessa.
• Legame tra ogni movimento e la fattura, il DDT o l'entrata merci che lo ha generato, per rispondere a un cliente o a un fornitore con il documento in mano.
• Trasferimenti tra magazzini registrati come uscita e ingresso, così ogni sede ha uno storico coerente.