Come gestire le scorte di magazzino con un ERP?

Risposta breve

1. Crea l'anagrafica degli articoli con codice interno, codice a barre e unità di misura.
2. Definisci i magazzini e le ubicazioni in cui tieni la merce.
3. Registra ogni carico e scarico con il documento che lo giustifica: entrata merci, DDT, fattura.
4. Distingui la giacenza fisica da quella già impegnata su altri ordini prima di confermare una nuova vendita.
5. Stabilisci una scorta minima per ogni articolo e confrontala con la giacenza.
6. Consulta le giacenze per magazzino o per categoria prima di ordinare o promettere merce.

Contesto operativo

• La giacenza di un articolo è la somma dei carichi meno gli scarichi: se manca un movimento, il numero è sbagliato.
• Ogni movimento dovrebbe avere un documento di origine: entrata merci, DDT, fattura o rettifica di inventario.
• A fine esercizio le rimanenze vanno valorizzate: serve un criterio coerente, ad esempio costo medio ponderato o FIFO.
• Una verifica fisica periodica riallinea la giacenza contabile a quella reale.
• Conviene distinguere la giacenza disponibile da quella impegnata: la merce già promessa a un cliente non è più libera, anche se è ancora sullo scaffale.
• Un codice articolo unico, senza duplicati scritti in modi diversi, è la base di ogni report affidabile sulle scorte.

Esempi pratici

• Ad esempio, un distributore con 2.000 articoli e 3 magazzini vede in un solo elenco quanta merce ha in ciascuna sede.
• Ad esempio, un articolo acquistato a 12 € e venduto a 18 € mostra il margine lordo di ogni singolo scarico.
• Ad esempio, il reso di un cliente per 5 pezzi si registra come carico e la giacenza torna corretta lo stesso giorno.
• Ad esempio, una ditta che vende ricambi tiene la merce a rotazione veloce vicino all'area spedizioni e quella lenta negli scaffali alti.
• Ad esempio, un articolo con 120 pezzi a magazzino e 45 già impegnati su ordini clienti ha 75 pezzi realmente disponibili per un nuovo ordine.

Errori da evitare

• Non registrare i resi dei clienti: la giacenza contabile resta più bassa di quella fisica.
• Usare la stessa ubicazione per articoli diversi: la merce si mescola e non si ritrova più.
• Saltare il confronto periodico tra giacenza contabile e magazzino fisico.
• Tenere gli stessi articoli con codici diversi tra un magazzino e l'altro: le giacenze non si sommano più.
• Contare come disponibile la merce già impegnata su un ordine: si accettano nuove vendite che non si potranno evadere e si deve rinviare la consegna.

Come ti aiuta 4softerp

• Anagrafica articoli con codice e unità di misura, da cui nascono tutti i movimenti di carico e scarico.
• Giacenza per singolo magazzino consultabile subito, per sapere dove si trova la merce prima di ordinarla o promettere una consegna.
• Rettifiche di inventario registrate come movimenti con causale, così la differenza tra contabile e fisico resta spiegata.
• Prova di 6 mesi con prezzi in euro: carichi e scarichi li provi su articoli veri, non su dati di esempio.