Como acompanhar os movimentos de stock?

Resposta curta

1. Abra o histórico de movimentos do artigo ou do armazém.
2. Filtre por período, tipo de movimento (entrada, saída, transferência) ou documento.
3. Confirme o documento de origem de cada movimento: guia, fatura ou nota de devolução.
4. Guarde ou imprima o histórico quando precisar de o analisar ou de o mostrar ao contabilista.
5. Se encontrar um movimento sem explicação, siga-o até ao documento que o originou antes de fazer qualquer correção.

Contexto operacional

• Entradas de mercadoria devem ficar ligadas ao documento do fornecedor.
• Saídas para clientes devem ficar ligadas ao documento de venda ou de transporte.
• Transferências entre armazéns exigem um registo interno com origem e destino.
• Consumos de matéria-prima ou de material devem ficar associados a quem os requisitou.
• Um bom histórico responde a três perguntas: o que se moveu, quando e a que documento respeita; sem uma delas, o movimento fica por explicar.

Exemplos práticos

• Por exemplo, ao detetar uma venda lançada no artigo errado, consulta o histórico e encontra o documento em poucos minutos.
• Por exemplo, antes de uma auditoria, consulta todos os movimentos de um artigo do último ano.
• Por exemplo, um responsável de produção confirma que o consumo de um material desta semana é igual ao da semana passada.
• Por exemplo, ao encontrar uma diferença de 12 unidades, o responsável percorre as saídas da semana e descobre uma entrega registada duas vezes.
• Por exemplo, o responsável financeiro pergunta porque saíram 80 unidades numa semana calma, e o histórico mostra uma venda grande a um único cliente, com o respetivo documento.

Erros frequentes

• Lançar os movimentos todos de uma vez no fim do dia, perdendo o rasto de quem fez o quê.
• Aceitar movimentos sem documento de origem.
• Esquecer as transferências entre armazéns, o que cria diferenças nos dois lados.
• Alterar quantidades diretamente, sem passar por um documento que explique a alteração.
• Confiar na memória de quem trabalha no armazém em vez de consultar o histórico, o que faz demorar dias uma investigação que levaria minutos.

Como o 4softerp ajuda

• Histórico por artigo com entradas, saídas e transferências, filtrável por período e por armazém.
• Cada movimento com a referência ao documento de compra ou de venda que o originou.
• Consulta do histórico do artigo antes de uma contagem ou de uma conversa com o contabilista.
• Movimentos de cada empresa mantidos separados na mesma conta, sem misturar os stocks do grupo.