Como fazer o inventário mensal do stock?

Resposta curta

1. Escolha o dia da contagem e suspenda as movimentações de stock nesse período.
2. Extraia do ERP a lista de artigos com o stock registado.
3. Conte fisicamente cada artigo, de preferência por zonas do armazém e por duas pessoas.
4. Compare a contagem com o stock registado e investigue as diferenças.
5. Regularize as diferenças como excesso ou falta de inventário, com a justificação anexada.

Contexto operacional

• O inventário serve para confirmar que o stock registado corresponde ao que existe no armazém.
• A contagem deve ser feita por quem não movimenta o stock, para haver uma segunda verificação.
• Guarde a folha de contagem assinada e a justificação de cada diferença.
• Uma contagem rotativa, por famílias de artigos, dá menos trabalho do que parar tudo uma vez por ano.
• Se a empresa tiver mais de um armazém, convém contar um de cada vez e fechar a sua regularização antes de passar ao seguinte.

Exemplos práticos

• Por exemplo, um armazém com 500 artigos faz a contagem completa numa manhã, com duas equipas e uma lista impressa por zona.
• Por exemplo, um grossista conta cerca de 10% do stock por dia, por famílias, e fecha o ciclo completo em duas semanas.
• Por exemplo, uma pequena indústria conta o material crítico todas as sextas-feiras e o restante no fim do mês.
• Por exemplo, uma loja com dois pisos conta o primeiro piso à segunda-feira e o segundo à terça, comparando de imediato cada contagem com o stock registado.
• Por exemplo, num artigo com 240 unidades registadas a contagem dá 236; a equipa confere as últimas saídas, encontra 4 unidades entregues sem documento e regulariza a diferença com a justificação anexada.

Erros frequentes

• Contar com o armazém em movimento, sem suspender entradas e saídas.
• Regularizar diferenças sem qualquer aprovação da gerência.
• Não registar a causa provável de cada falta: erro de lançamento, quebra, perda ou furto.
• Deixar para o fim do ano diferenças que já se sabia existirem desde o primeiro trimestre.
• Seguir cegamente a lista impressa e não olhar para artigos que estão no armazém mas não constam dela, deixando excessos por registar.

Como o 4softerp ajuda

• Lista de artigos com o stock registado por armazém, para imprimir e usar como folha de contagem.
• Regularização das diferenças de inventário como excesso ou falta, com a justificação associada a cada artigo.
• Movimentos e documentos de origem consultáveis, para investigar uma diferença encontrada na contagem.
• Inventário separado por empresa, quando o grupo tem mais de uma na mesma conta.