Porque é que o stock não bate certo e como resolver?

Resposta curta

1. Compare o stock registado no ERP com a contagem física.
2. Consulte os últimos movimentos do artigo e os documentos de origem.
3. Procure movimentos que ficaram por registar: devoluções, transferências, consumos.
4. Faça uma nova contagem de confirmação e regularize a diferença com justificação.
5. Depois de regularizar, acompanhe o artigo nas semanas seguintes para confirmar que a diferença não volta a aparecer.

Causas mais comuns

• Pequenas diferenças acontecem em qualquer armazém; o importante é perceber a origem.
• Quebras e desperdícios não registados deixam o stock registado acima do real.
• Devoluções sem registo deixam o stock físico acima do registado.
• Erros de unidade de medida, como unidades contra quilos, produzem diferenças enormes.
• Se a diferença surge sempre no mesmo artigo ou no mesmo armazém, a causa costuma ser um procedimento e não um erro isolado.

Exemplos práticos

• Por exemplo, o registo mostra 100 unidades e a contagem 87; o histórico revela 13 unidades usadas numa demonstração sem documento.
• Por exemplo, o registo mostra 50 kg e a contagem 55 kg; havia uma devolução sem entrada registada.
• Por exemplo, faltam unidades no armazém A e sobram no B, e a causa é uma transferência mal registada.
• Por exemplo, um artigo aparece com stock negativo porque a venda foi lançada antes da entrada da compra, e a solução é registar as entradas a tempo.
• Por exemplo, a contagem regista 20 caixas de 12 unidades e o sistema mostra 240 unidades; a diferença aparente desaparece quando as 20 caixas são convertidas em 240 unidades.

Erros frequentes

• Regularizar a diferença sem investigar a causa, e a diferença volta no mês seguinte.
• Aceitar faltas sem aprovação, o que pode esconder furtos.
• Alterar o stock sem um documento que justifique a correção.
• Culpar sempre a contagem física, sem verificar também o registo.
• Fazer a contagem de confirmação com a mesma pessoa que fez a primeira, repetindo o mesmo erro sem o notar.

Como o 4softerp ajuda

• Histórico de movimentos do artigo para procurar a devolução, o consumo ou a transferência que ficou por registar.
• Regularização de excessos e faltas de inventário com justificação, sem alterar o stock à mão.
• Stock por armazém, para perceber em que local nasce a diferença.
• Documentos de compras e vendas ligados ao stock, para chegar da diferença ao documento que a explica.