Como gerir o stock num ERP?

Resposta curta

1. Registe os artigos com código interno, código de barras e unidade de medida.
2. Crie os armazéns e as localizações onde a mercadoria fica guardada.
3. Lance cada receção e cada saída com o respetivo documento, para que o stock registado acompanhe o stock físico.
4. Defina um stock mínimo por artigo e reveja-o com regularidade.
5. Consulte o stock por armazém, categoria ou fornecedor sempre que tiver de decidir uma compra.
6. Reveja todos os meses os artigos sem movimento, para decidir se devem ser promovidos, devolvidos ou abatidos.

Contexto operacional

• A gestão de stocks assenta em dois registos: a quantidade e o valor de cada artigo.
• Cada movimento deve ter um documento de origem: guia de remessa, fatura de compra ou nota de devolução.
• O método de valorização (custo médio ou FIFO) deve ser escolhido com o seu contabilista e mantido de forma consistente.
• O inventário físico periódico confirma se o stock registado corresponde ao stock real.
• A unidade de medida deve ser definida logo no início: um artigo comprado em paletes e vendido à unidade exige uma regra de conversão clara e conhecida por toda a equipa.

Exemplos práticos

• Por exemplo, um distribuidor com 2 000 artigos e 3 armazéns regista cada receção contra a guia de remessa do fornecedor e vê de imediato o stock de cada armazém.
• Por exemplo, uma oficina que consome 40 kg de matéria-prima por semana lança a saída no dia em que o material deixa o armazém.
• Por exemplo, uma loja que recebe uma devolução de 5 unidades regista a entrada, em vez de deixar o stock desatualizado.
• Por exemplo, um armazenista que vende ao balcão e por encomenda lança as duas saídas no mesmo sistema, para o stock não ficar em duas listas.
• Por exemplo, uma empresa que compra tinta em latas de 20 litros e vende ao litro define as duas unidades no artigo e deixa de ter diferenças de stock nas primeiras contagens.

Erros frequentes

• Não registar as devoluções de clientes, o que deixa o stock registado abaixo do real.
• Guardar artigos diferentes na mesma localização sem os identificar, misturando o stock.
• Nunca comparar o stock registado com a contagem física.
• Aceitar mercadoria sem conferir a quantidade recebida com a guia de remessa.
• Criar o mesmo artigo duas vezes com códigos diferentes, o que divide o stock em dois registos e esconde a quantidade realmente disponível.

Como o 4softerp ajuda

• Ficha de artigo com código, unidade e categoria, para o stock de cada referência ficar registado num único sítio.
• Entradas ligadas à guia de remessa e à fatura de compra, e saídas ligadas ao documento de venda, dentro do 4softerp.
• Saldo por armazém e por categoria à distância de uma consulta, útil antes de aceitar uma encomenda grande.
• Planos Start, Plus, Pro e Premium, com teste de 6 meses para carregar o seu catálogo e ver o stock com dados reais.