Wie verfolge ich Zahlungseingänge und Zahlungen im ERP?

Kurzantwort

1. Importieren Sie den Kontoauszug, zum Beispiel im Format MT940, CAMT.053 oder CSV.
2. Ordnen Sie jede Buchung der passenden Rechnung zu.
3. Prüfen Sie die Salden der Kunden und Lieferanten.
4. Werten Sie die Liste der offenen Posten nach Fälligkeit aus.
5. Klären Sie unklare Zahlungen sofort, statt sie auf ein Sammelkonto zu buchen.
6. Vergleichen Sie zum Monatsende den Saldo im System mit dem Endsaldo des Kontoauszugs.

Betrieblicher Hintergrund

• Eine saubere Zuordnung von Zahlungen verhindert falsche Salden bei Kunden und Lieferanten.
• Die Auswertung offener Posten nach Fälligkeit zeigt, wo Zahlungen ausstehen.
• Ein monatlicher Abgleich mit dem Bankkonto deckt Differenzen früh auf.
• Überfällige Forderungen sollten zeitnah angesprochen werden.
• Skonto und Zahlungsziele sollten je Lieferant hinterlegt sein, damit Zahlungen termingerecht erfolgen.
• Sammelüberweisungen müssen auf die einzelnen Rechnungen aufgeteilt werden, damit die Salden stimmen.
• Der Verwendungszweck im Kontoauszug enthält oft die Rechnungsnummer; das erleichtert die Zuordnung, sollte aber immer mit dem Betrag abgeglichen werden.
• Bankgebühren, Zinsen und Skonti erscheinen im Auszug ohne Rechnung und brauchen eine eigene Buchung, damit der Saldo stimmt.

Beispiele

• Zum Beispiel: Ein Kunde hat fünf offene Rechnungen; Sie stellen die Übersicht zusammen, bevor Sie ihn anrufen.
• Zum Beispiel: Ein Kontoauszug mit 30 Buchungen wird importiert, Sie ordnen die Zahlungen den Rechnungen zu.
• Zum Beispiel: Sie planen die Liquidität: 12.000 € Eingänge und 9.500 € Ausgänge in den nächsten 30 Tagen.
• Zum Beispiel: Ein Lieferant gewährt 2 % Skonto bei Zahlung in zehn Tagen; bei 5.000 € Rechnung sind das 100 €.
• Zum Beispiel: Ein Kunde zahlt zwei Rechnungen mit einer Überweisung; Sie teilen den Betrag auf beide Posten auf.
• Zum Beispiel: Ein Kontoauszug zeigt einen Eingang über 3.150 € mit dem Verwendungszweck „RE 1047“; Sie ordnen ihn der Rechnung 1047 zu, und der offene Posten wird ausgeglichen.

Häufige Fehler

• Zahlungen werden der falschen Rechnung zugeordnet, die Salden stimmen nicht.
• Der Abgleich mit dem Bankkonto findet nicht monatlich statt.
• Rechnungen, die länger als 30 Tage offen sind, werden ignoriert.
• Teilzahlungen werden nicht als solche gebucht, die Rechnung bleibt fälschlich komplett offen.
• Bankgebühren und Zinsen werden nicht gebucht, sodass der Kontostand im System dauerhaft vom Bankkonto abweicht.

So hilft Ihnen 4softerp

• Kontoauszüge laden Sie manuell als MT940, CAMT.053 oder CSV; die Zuordnung der Buchungen zu Rechnungen nehmen Sie selbst vor.
• Die Salden von Kunden und Lieferanten sehen Sie in Ihren Buchungen und erkennen überfällige Posten.
• Offene Posten nach Fälligkeit werten Sie aus, bevor Sie einen Kunden anrufen oder eine Zahlung freigeben.
• Bei mehreren Gesellschaften führen Sie die Zahlungen jeder Gesellschaft getrennt in einem Konto; alle Preise in Euro.