Wie erstelle ich Finanzberichte im ERP?

Kurzantwort

1. Wählen Sie den Bericht: Summen- und Saldenliste, GuV, Bilanz oder Cashflow.
2. Legen Sie Zeitraum und Detailgrad fest.
3. Lassen Sie den Bericht aus den gebuchten Daten erstellen.
4. Exportieren Sie ihn als Tabelle oder PDF und geben Sie ihn weiter.
5. Kontrollieren Sie vor Monatsende, ob alle Belege gebucht sind, sonst enthält der Bericht Lücken.
6. Bewahren Sie exportierte Berichte mit Datum und Zeitraum an einem festen Ort auf, damit sie später nachvollziehbar bleiben.

Betrieblicher Hintergrund

• Ein Bericht ist nur so gut wie die Buchungen, die ihm zugrunde liegen.
• Bei Gruppen sind die Beziehungen zwischen den Gesellschaften vor der Zusammenführung zu bereinigen.
• Berichte sollten sich bis auf die einzelnen Buchungen zurückverfolgen lassen.
• Monatliche Berichte zeigen Entwicklungen früher als der Jahresabschluss.
• Vergleichszahlen aus dem Vorjahr machen einen Bericht aussagekräftiger als eine Einzelzahl.
• Berichte sollten in einem festen Rhythmus entstehen, damit Zahlen über Monate vergleichbar bleiben.
• Vor dem Monatsabschluss sollten offene Posten, abgegrenzte Aufwendungen und Anlagenzugänge geprüft sein, sonst gibt der Bericht ein falsches Bild.
• Die Bilanz zeigt einen Stichtag, die GuV einen Zeitraum, der Cashflow die Zahlungsströme; jede Sicht beantwortet eine andere Frage.

Beispiele

• Zum Beispiel: Die Geschäftsführung sieht monatlich die Rohertragsmarge je Produktlinie.
• Zum Beispiel: Die Summen- und Saldenliste für die Steuerberatung liegt ohne Umwege bereit.
• Zum Beispiel: Für eine Gruppe mit drei Gesellschaften werden die Zahlen zusammengeführt und konzerninterne Beziehungen ausgewiesen.
• Zum Beispiel: Die Auswertung zeigt einen Umsatz von 210.000 € gegenüber 185.000 € im Vorjahresmonat.
• Zum Beispiel: Ein Bericht zeigt einen Kostenanstieg; über die Einzelbuchungen finden Sie die Ursache in Minuten.
• Zum Beispiel: Die GuV zeigt einen Gewinn von 18.000 €, der Cashflow dennoch einen Abfluss von 6.000 €, weil Kunden erst im Folgemonat zahlen; erst beide Sichten zusammen erklären die Lage.

Häufige Fehler

• Berichte stammen aus einem System, werden in einem anderen weiterverarbeitet, die Daten laufen auseinander.
• Die Ergebnisrechnung wird auf Zahlungsbasis statt periodengerecht betrachtet.
• Berichte lassen sich nicht bis auf einzelne Buchungen zurückverfolgen.
• Berichte werden erstellt, bevor alle Belege des Monats gebucht sind.
• Bilanz, GuV und Cashflow werden verwechselt: Ein Gewinn in der GuV wird als vorhandenes Geld gelesen, obwohl Forderungen noch offen sind.

So hilft Ihnen 4softerp

• Summen- und Saldenliste, GuV, Bilanz und Cashflow erstellen Sie aus Ihren Buchungssätzen im selben Konto.
• Für Gruppen führen Sie die Zahlen mehrerer Gesellschaften zusammen und konsolidieren sie im selben Konto.
• Alle Gesellschaften arbeiten mit einem gemeinsamen Konzernkontenplan, sodass Berichte vergleichbar bleiben.
• Berichte geben Sie als Datei an Steuerberatung oder Bank weiter; Preise in Euro, 6 Monate kostenlos testen.