Comment gérer toute son entreprise dans un seul ERP ?

Réponse courte

1. Listez les activités à couvrir : ventes, achats, stocks, comptabilité.
2. Commencez par la plus critique, puis ajoutez les autres.
3. Reprenez vos données de base : articles, clients, fournisseurs, plan de comptes.
4. Faites tourner l’ancien et le nouveau outil en parallèle sur un mois.
5. Basculez société par société.
6. Arrêtez l’ancien outil à une date convenue et archivez ses données.

Contexte opérationnel

• Un outil unique supprime les ressaisies entre services.
• La bascule par étapes limite le risque.
• Un plan de comptes commun facilite la comparaison entre sociétés.
• Désignez un référent interne pour piloter la mise en place.
• Prévoyez une période où vous consultez encore l’ancien outil, puis fixez une date pour l’arrêter.
• Préparez les soldes d’ouverture : comptes clients, comptes fournisseurs et stock valorisé à la date de bascule.
• Nettoyez les fiches articles, clients et fournisseurs avant la reprise : les doublons se paient longtemps.

Exemples

• Par exemple, un groupe de deux sociétés démarre par les achats et les stocks, puis ajoute la comptabilité.
• Par exemple, un mois de fonctionnement en parallèle valide les soldes avant la bascule.
• Par exemple, une société pilote passe la première, les suivantes reprennent la méthode.
• Par exemple, la reprise des soldes clients et fournisseurs est comparée à la comptabilité avant la première clôture.
• Par exemple, une PME reprend 1 500 articles, 300 clients et 80 fournisseurs après avoir supprimé une centaine de doublons.
• Par exemple, une société pilote tient un journal des difficultés rencontrées pendant le premier mois, ce qui évite de les retrouver dans les sociétés suivantes.

Erreurs fréquentes

• Vouloir tout basculer le même jour.
• Reprendre des données de base non nettoyées.
• Ne pas nommer de référent interne.
• Sous-estimer le temps nécessaire pour reprendre les soldes d’ouverture.
• Ne pas prévoir de date d’arrêt de l’ancien outil, si bien que deux systèmes cohabitent pendant des mois.
• Former l’équipe uniquement par une présentation générale, au lieu de la faire travailler sur ses propres documents.

Comment 4softerp vous aide

• Ouvrez plusieurs sociétés dans un seul compte et basculez-les l’une après l’autre.
• Démarrez par les achats et les stocks, puis ajoutez ventes, comptabilité et consolidation.
• Construisez un plan de comptes de groupe commun avant de reprendre les soldes d’ouverture.
• Choisissez votre plan (Start, Plus, Pro ou Premium) après avoir testé une société pilote pendant 6 mois.