Comment suivre les opérations en temps réel avec un ERP ?

Réponse courte

1. Saisissez chaque opération le jour même, sur un document.
2. Validez les documents dès qu’ils sont prêts.
3. Consultez les stocks, les ventes et les achats à partir des mêmes données.
4. Contrôlez régulièrement la balance pour garder des chiffres fiables.
5. Datez chaque lecture de chiffres pour savoir à quelle heure elle a été faite.

Contexte opérationnel

• Une vue à jour dépend de la discipline de saisie plus que de la technique.
• Les chiffres reflètent ce qui est enregistré : une opération non saisie reste invisible.
• Fixez une heure limite quotidienne pour valider les documents de la journée.
• Un point court chaque matin sur les écarts suffit souvent.
• Distinguez ce qui est saisi et validé de ce qui reste en brouillon : seul le premier compte dans les chiffres.
• « Temps réel » signifie ici que les chiffres reflètent les documents validés au moment où vous les consultez.
• Un document oublié en brouillon fausse la lecture : listez-les chaque soir.

Exemples

• Par exemple, une livraison validée à 16 h apparaît dans le stock et dans les ventes le jour même.
• Par exemple, la direction lit chaque lundi le chiffre d’affaires de la semaine précédente.
• Par exemple, un responsable repère à 9 h un article sous son seuil et lance la commande.
• Par exemple, un point à 17 h vérifie que tous les documents du jour sont validés avant la clôture de la journée.
• Par exemple, 12 documents restent en brouillon à 17 h : la lecture des ventes du jour est sous-estimée tant qu’ils ne sont pas validés.

Erreurs fréquentes

• Saisir les opérations plusieurs jours après.
• Croire à une vue à jour alors que des documents restent à valider.
• Ne pas contrôler la balance.
• Lire un chiffre du jour sans savoir combien de documents restent en brouillon.
• Valider tous les documents le vendredi seulement, et lire toute la semaine des chiffres incomplets.

Comment 4softerp vous aide

• Lisez ventes, achats et stocks à partir des mêmes documents validés.
• Consultez la balance et les états financiers de chaque société dès que les écritures sont enregistrées.
• Suivez le groupe grâce à la consolidation entre sociétés d’un même compte.
• Testez votre discipline de saisie quotidienne pendant l’essai de 6 mois.