Comment structurer les processus de l’entreprise avec un ERP ?

Réponse courte

1. Cartographiez vos processus actuels : achats, ventes, stocks, comptabilité.
2. Repérez les doubles saisies et les tâches sans propriétaire.
3. Simplifiez avant de paramétrer l’outil.
4. Attribuez à chaque étape un responsable et un document.
5. Revoyez le tout après un mois d’usage.
6. Gardez la cartographie à jour : elle sert de référence pour former les nouveaux arrivants.

Contexte opérationnel

• Un outil ne corrige pas un processus flou : il l’amplifie.
• Commencez par un processus, pas par toute l’entreprise.
• Un processus écrit se transmet : il ne dépend plus d’une personne.
• Mesurez un indicateur simple avant et après, par exemple le temps de clôture.
• Impliquez ceux qui font le travail : ils connaissent les contournements que la direction ignore.
• Un processus se décrit en quatre éléments : le déclencheur, les étapes, le responsable et le document produit.
• Retirez une étape avant d’en ajouter une : la simplification précède toujours le paramétrage.

Exemples

• Par exemple, une PME passe de trois fichiers de suivi des achats à un seul circuit documentaire.
• Par exemple, la saisie d’une même vente dans deux outils est supprimée.
• Par exemple, chaque étape du circuit d’achat porte le nom de son responsable.
• Par exemple, un atelier d’une heure avec l’équipe achats révèle deux tableurs que personne n’avait signalés.
• Par exemple, un atelier de deux heures fait ressortir qu’une même commande est saisie dans le tableur des achats, puis dans le logiciel de facturation, puis dans le fichier du magasinier.
• Par exemple, un responsable des achats et un comptable revoient ensemble trois commandes récentes pour vérifier que chaque étape du circuit a bien son document.

Erreurs fréquentes

• Paramétrer l’outil sans avoir simplifié le processus.
• Vouloir tout changer en même temps.
• Ne pas nommer de responsable par étape.
• Décider seul, en direction, d’un processus que l’équipe devra appliquer au quotidien.
• Copier dans l’outil un processus qui ne fonctionnait déjà pas sur papier.
• Ne jamais réviser un processus une fois défini, alors que l’activité et l’équipe évoluent.

Comment 4softerp vous aide

• Réunissez achats, ventes, stocks et comptabilité dans un seul outil pour cartographier un processus complet.
• Reliez chaque étape à un document de vente ou d’achat qui identifie son responsable.
• Commencez par une seule de vos sociétés, puis étendez la méthode aux autres du même compte.
• Comparez votre temps de clôture avant et après, pendant les 6 mois d’essai.