Comment réduire les erreurs opérationnelles avec un ERP ?

Réponse courte

1. Repérez d’où viennent vos erreurs : ressaisies, fichiers en double, oublis.
2. Centralisez les données dans un seul outil.
3. Reprenez les données existantes au lieu de les retaper.
4. Prévoyez un contrôle avant validation d’un document.
5. Mesurez chaque mois le nombre d’erreurs corrigées pour vérifier la tendance.

Contexte opérationnel

• La plupart des erreurs viennent de la ressaisie et des fichiers parallèles.
• Une donnée saisie une seule fois est une donnée qu’on peut vérifier.
• Un second regard sur les montants importants évite les erreurs coûteuses.
• Notez les erreurs rencontrées : leur nature guide les corrections.
• Commencez par le type d’erreur le plus coûteux, pas par le plus fréquent.
• Un contrôle à deux personnes coûte quelques minutes ; une erreur de 3 000 € sur une facture coûte bien davantage.
• Réservez le second contrôle aux documents à fort enjeu, faute de quoi il devient une simple formalité.

Exemples

• Par exemple, une PME supprime trois tableurs de suivi et ne garde qu’une base commune.
• Par exemple, toute facture d’achat supérieure à 5 000 € est relue par une seconde personne.
• Par exemple, une liste mensuelle des corrections montre que la moitié des erreurs vient d’un même article.
• Par exemple, une erreur de prix sur un gros client coûte plus que dix erreurs de libellé.
• Par exemple, un client est livré à l’ancienne adresse parce que sa fiche existait en double : après nettoyage, une seule fiche client subsiste.
• Par exemple, un article saisi avec deux unités différentes est corrigé une fois dans la fiche, et l’erreur ne se reproduit plus dans les commandes suivantes.

Erreurs fréquentes

• Conserver des tableurs parallèles « au cas où ».
• Ne pas contrôler les documents de montant élevé.
• Ne pas noter la nature des erreurs.
• Corriger l’erreur sans expliquer à l’équipe comment elle est arrivée.
• Multiplier les contrôles sur des montants faibles, si bien que les contrôles importants sont bâclés.
• Laisser les mêmes personnes saisir et valider les documents importants, sans aucun regard extérieur.

Comment 4softerp vous aide

• Centralisez ventes, achats et stocks pour saisir chaque donnée une seule fois.
• Reprenez les lignes de la commande dans la livraison et la facture, sans les retaper.
• Contrôlez la balance et les états financiers de chaque société avant de les diffuser.
• Vérifiez le résultat sur vos propres données pendant 6 mois d’essai, avant de supprimer vos tableurs.