Comment éliminer les erreurs dans les documents d’achat ?

Réponse courte

1. Enregistrez chaque commande avant l’envoi au fournisseur.
2. Vérifiez que le fournisseur, l’unité et la devise correspondent sur les trois documents.
3. Contrôlez la marchandise à la réception, ligne par ligne.
4. Rapprochez la facture de la commande et de la réception avant de payer.
5. Traitez chaque écart par un avoir ou un retour.
6. Signalez immédiatement au fournisseur tout écart de prix ou de quantité constaté.

Contexte opérationnel

• Les erreurs viennent souvent de prix, de quantités et de doublons.
• Le rapprochement en trois points est le meilleur rempart.
• Un paiement effectué est difficile à récupérer : contrôlez avant.
• Formez les personnes qui saisissent : peu d’erreurs viennent de la mauvaise foi.
• Conservez les bons de livraison des fournisseurs : ils servent de référence pour vérifier les factures.
• Les doublons de facture se repèrent par le couple fournisseur et numéro de pièce.
• Fixez un seuil de tolérance : un écart de quelques centimes ne justifie pas un avoir, un écart de 5 % oui.

Exemples

• Par exemple, une facture pour 500 unités alors que 480 ont été reçues : les 20 unités manquantes font l’objet d’un avoir.
• Par exemple, une même facture saisie deux fois est repérée grâce au numéro du fournisseur.
• Par exemple, un prix de 5,20 € au lieu de 5,00 € est corrigé avant règlement.
• Par exemple, un tableau mensuel des écarts d’achat classe les fournisseurs selon le nombre de corrections.
• Par exemple, une réception de 480 unités à 5,00 € donne 2 400 € : une facture de 2 500 € est bloquée jusqu’à l’émission d’un avoir de 100 €.

Erreurs fréquentes

• Payer sans rapprochement.
• Ne pas contrôler les quantités à la réception.
• Saisir deux fois la même facture.
• Réceptionner de nuit ou en dehors des horaires sans personne pour contrôler.
• Réceptionner en signant le bon du transporteur sans réserve, alors que des colis sont abîmés.

Comment 4softerp vous aide

• Reliez chaque facture d’achat à son bon de commande et à sa réception.
• Mettez à jour le stock à partir de la réception, et non de la facture.
• Gérez les achats de chaque société avec sa propre comptabilité, dans un seul compte.
• Rapprochez vos factures d’achat en trois points pendant l’essai de 6 mois.