Comment gérer les commandes fournisseurs ?

Réponse courte

1. Créez un bon de commande avec le fournisseur, les articles et les prix convenus.
2. Indiquez la date de livraison attendue sur la commande pour pouvoir suivre les retards.
3. Envoyez-le au fournisseur et conservez la version enregistrée.
4. À la livraison, enregistrez la réception en contrôlant les quantités.
5. Rapprochez la facture du fournisseur de la commande et de la réception.
6. Payez la facture seulement après validation du rapprochement à trois points.

Contexte opérationnel

• Le bon de commande fixe ce qui a été convenu : sans lui, aucun contrôle n’est possible.
• Le bon de livraison du fournisseur se compare à ce qui est réellement reçu.
• La facture ne se règle qu’après rapprochement avec la commande et la réception.
• Les écarts se traitent par un avoir ou un retour, jamais par un simple accord oral.
• Gardez la trace des échanges avec le fournisseur : confirmation, délai annoncé, modification demandée.
• Un bon de commande porte quatre éléments : fournisseur, articles, prix convenus et date de livraison attendue.
• Un reliquat reste ouvert tant que la quantité totale commandée n’a pas été réceptionnée.

Exemples

• Par exemple, une commande de 500 unités livrée en deux fois : le reliquat de 200 reste suivi.
• Par exemple, une facture à 5,20 € l’unité contre 5,00 € commandés : l’écart de 100 € sur 500 unités est repéré avant paiement.
• Par exemple, deux fournisseurs pour le même article : vous comparez prix et délais avant de commander.
• Par exemple, une confirmation de délai reçue par e-mail est jointe à la commande pour pouvoir la retrouver en cas de retard.
• Par exemple, une commande de 2 400 € est livrée à 90 % : vous réceptionnez 2 160 €, le reliquat de 240 € reste ouvert et la facture est ajustée.

Erreurs fréquentes

• Commander par téléphone ou par e-mail sans rien enregistrer.
• Réceptionner sans rattacher la livraison à la commande.
• Ne pas compter la marchandise à l’arrivée.
• Modifier une commande déjà envoyée sans en informer le fournisseur ni en garder la trace.
• Clôturer une commande dont une partie n’est pas livrée, et perdre la trace de ce que le fournisseur doit encore.

Comment 4softerp vous aide

• Créez vos bons de commande fournisseurs et suivez chaque réception rattachée à la commande.
• Le stock de chaque dépôt s’appuie sur les réceptions enregistrées, sans seconde saisie.
• Rapprochez la facture d’achat de la commande et de la réception avant de la comptabiliser.
• Gérez les achats de plusieurs sociétés dans un seul compte, chacune avec ses propres fournisseurs.