Comment structurer un processus d’approvisionnement dans un ERP ?

Réponse courte

1. Définissez pour chaque article un seuil, un fournisseur habituel et une quantité type.
2. Regroupez les besoins d’un même fournisseur sur une seule commande pour limiter les frais de transport.
3. Déclenchez la commande quand le stock atteint le seuil.
4. Faites valider les commandes qui dépassent un montant fixé.
5. Enregistrez la réception puis rapprochez la facture.
6. Mesurez chaque mois le délai entre le seuil atteint et la réception.

Contexte opérationnel

• Un processus écrit vaut mieux qu’une bonne mémoire : chacun sait qui commande et qui valide.
• Prévoyez un second fournisseur pour les articles critiques.
• Plafonnez les prix acceptés pour éviter une commande à un tarif erroné.
• Relisez chaque mois les commandes passées : une erreur répétée coûte cher.
• Revoyez le processus après deux ou trois cycles : les vrais blocages n’apparaissent qu’à l’usage.
• Un processus d’approvisionnement se règle sur trois paramètres par article : le seuil, la quantité type et le fournisseur habituel.
• Écrivez la règle de validation : en dessous de tel montant, le responsable de site décide seul.

Exemples

• Par exemple, un article consommé de façon régulière est commandé de nouveau chaque mois, avec la même quantité type.
• Par exemple, toute commande supérieure à 2 000 € passe par la direction.
• Par exemple, en haute saison, les quantités types sont relevées pour deux mois puis rétablies.
• Par exemple, une commande de 800 € est validée par le responsable de site, une commande de 8 000 € par la direction.
• Par exemple, trois articles du même fournisseur sont regroupés sur une commande de 1 500 € au lieu de trois commandes de 500 €, ce qui économise deux frais de port.

Erreurs fréquentes

• Ne pas fixer de prix plafond.
• Dépendre d’un seul fournisseur pour un article essentiel.
• Ne jamais relire les commandes passées.
• Multiplier les niveaux de validation jusqu’à ralentir les commandes urgentes.
• Laisser chaque acheteur choisir son fournisseur sans règle commune, ce qui disperse les volumes et affaiblit la négociation.

Comment 4softerp vous aide

• Définissez vos articles, leurs fournisseurs habituels et vos quantités types, puis passez vos commandes sur des documents d’achat.
• Rattachez chaque réception à sa commande pour suivre les livraisons partielles.
• Lisez le stock par dépôt au moment de lancer une commande de réapprovisionnement.
• Faites tourner un cycle d’approvisionnement complet pendant l’essai de 6 mois avant de l’étendre à d’autres sociétés.