Comment suivre les paiements et les encaissements ?

Réponse courte

1. Tenez un échéancier des factures clients et fournisseurs.
2. Enregistrez les règlements reçus avec leur date et leur référence de virement.
3. Importez vos relevés bancaires dans l’outil.
4. Rapprochez chaque mouvement bancaire de sa facture.
5. Relancez les retards de règlement chaque semaine.
6. Mesurez le délai moyen de règlement de chaque client.

Contexte opérationnel

• Un échéancier à jour est la base d’une prévision de trésorerie sérieuse.
• Un mouvement bancaire non rapproché est une question en suspens.
• Décidez d’un rythme fixe pour le pointage : chaque semaine vaut mieux qu’une fois par trimestre.
• Distinguez ce qui est facturé, ce qui est échu et ce qui est encaissé.
• Distinguez les retards occasionnels des retards habituels : la relance n’est pas la même.
• Un relevé importé sert à pointer : chaque ligne doit être rattachée à une facture ou expliquée.
• Séparez les règlements partiels des règlements complets pour ne pas clore une facture encore due.

Exemples

• Par exemple, 12 factures clients échues pour 18 500 € : vous relancez les plus anciennes en premier.
• Par exemple, un virement de 3 200 € est pointé sur deux factures de 2 000 € et 1 200 €.
• Par exemple, un état hebdomadaire des règlements fournisseurs prévus donne la sortie de trésorerie du mois.
• Par exemple, un client toujours payé à 45 jours au lieu de 30 mérite une discussion sur ses conditions.
• Par exemple, un client règle 4 500 € en deux virements de 2 000 € et 2 500 € : les deux lignes du relevé sont pointées sur la même facture.

Erreurs fréquentes

• Attendre la fin du mois pour pointer la banque.
• Ne pas distinguer facture échue et facture non échue.
• Encaisser sans savoir à quelle facture le paiement se rapporte.
• Relancer trop tard, lorsque le retard est déjà de plusieurs mois.
• Clôturer une facture après un règlement partiel, alors qu’un solde reste à encaisser.

Comment 4softerp vous aide

• Importez manuellement vos extraits MT940, CAMT.053 ou CSV, puis pointez chaque ligne sur sa facture.
• Consultez les écritures et la balance de chaque société pour vérifier que les règlements sont comptabilisés.
• Lisez vos rapports financiers pour suivre les créances et les dettes échues.
• Testez votre rythme de pointage hebdomadaire sur un compte bancaire pendant l’essai de 6 mois.