Wie prüfe ich Lieferantenpreise und Verfügbarkeiten im ERP?

Kurzantwort

1. Erfassen Sie die vereinbarten Preise und Konditionen pro Lieferant und Artikel.
2. Prüfen Sie beim Anlegen der Bestellung den hinterlegten Preis.
3. Sehen Sie sich den Preisverlauf je Artikel und Lieferant an.
4. Vergleichen Sie Angebote mehrerer Lieferanten nach Preis, Menge und Lieferzeit.
5. Halten Sie fest, bis wann ein Preis gilt, und prüfen Sie ihn vor jeder größeren Bestellung.
6. Vermerken Sie bei jedem Angebot Ansprechperson und Datum der Zusage, damit Sie sich bei Rückfragen darauf berufen können.

Betrieblicher Hintergrund

• Preise und Staffeln ändern sich; der Stand zum Bestelldatum muss nachvollziehbar bleiben.
• Rahmenvereinbarungen sollten mit Gültigkeitszeitraum erfasst werden.
• Mengenrabatte lohnen sich nur, wenn der Bestand die Menge auch wirklich abnimmt.
• Die Verfügbarkeit beim Lieferanten fragen Sie bei Bedarf direkt an und halten das Ergebnis fest.
• Nebenkosten wie Fracht und Verpackung gehören in den Vergleich, nicht nur der Stückpreis.
• Preiserhöhungen sollten Sie dokumentieren, um bei Verhandlungen belegen zu können, wie stark sie ausfallen.
• Zahlungsziel und Skonto gehören ebenfalls zu den Konditionen; ein günstiger Preis mit kurzem Zahlungsziel kann teurer sein als ein etwas höherer mit langem.
• Die Lieferzeit wirkt direkt auf den nötigen Sicherheitsbestand: Ein Lieferant mit zwei Wochen Lieferzeit bindet mehr Kapital als einer mit zwei Tagen.

Beispiele

• Zum Beispiel: Drei Lieferanten bieten denselben Artikel an; Sie vergleichen Stückpreis, Mindestmenge und Lieferzeit.
• Zum Beispiel: Staffelpreis: ab 100 Stück 5 % Rabatt, ab 500 Stück 12 %.
• Zum Beispiel: Ein Preis lief zum Monatsende aus; vor der Bestellung wird der neue Preis erfasst.
• Zum Beispiel: Lieferant A ist 0,20 € je Stück günstiger, verlangt aber 90 € Fracht; bei kleiner Menge lohnt sich Lieferant B.
• Zum Beispiel: Ein Lieferant erhöht den Preis um 4 %; der Preisverlauf zeigt die Änderung und dient als Verhandlungsgrundlage.
• Zum Beispiel: Lieferant A verlangt 4,80 € je Stück bei 30 Tagen Zahlungsziel, Lieferant B 4,70 € bei sofortiger Zahlung; bei 10.000 Stück wiegt die Liquidität womöglich stärker als die 1.000 € Preisdifferenz.

Häufige Fehler

• Bestellungen werden ohne Blick auf den aktuellen Vertragspreis ausgelöst.
• Alte Preisstände werden überschrieben, der frühere Preis ist nicht mehr auffindbar.
• Mengenrabatte werden nicht genutzt oder nicht verhandelt.
• Es wird nur der Stückpreis verglichen, Fracht und Zahlungsziel bleiben unbeachtet.
• Die Lieferzeit wird beim Preisvergleich nicht berücksichtigt, sodass der günstigste Lieferant am Ende höhere Lagerkosten verursacht.

So hilft Ihnen 4softerp

• Preise und Konditionen halten Sie je Lieferant und Artikel im Einkaufsmodul fest und sehen den Stand zum Bestelldatum.
• Beim Erfassen einer Bestellung prüfen Sie die hinterlegten Konditionen des Lieferanten, bevor Sie sie absenden.
• Weicht der Rechnungspreis vom Bestellpreis ab, erkennen Sie das beim Abgleich, bevor gezahlt wird.
• Einkaufspreise führen Sie in Euro; den Umgang mit Ihren Lieferantendaten probieren Sie 6 Monate kostenlos aus.