Comment analyser les coûts de fonctionnement d’une entreprise ?

Réponse courte

1. Classez vos charges par nature : achats, personnel, loyers, services.
2. Distinguez les charges fixes des charges variables.
3. Comparez chaque poste d’un mois à l’autre.
4. Examinez en priorité les trois postes les plus lourds.
5. Fixez une limite d’écart acceptable par poste et examinez ceux qui la dépassent.

Contexte opérationnel

• Un plan de comptes bien structuré facilite l’analyse.
• Comparer des charges suppose des périodes de même durée.
• Une dérive se voit sur plusieurs mois, pas sur un seul.
• Chaque société d’un groupe peut avoir des charges très différentes : analysez-les à part.
• Rapprochez les charges du chiffre d’affaires : un coût qui augmente avec l’activité n’est pas une dérive.
• Regroupez les petits postes dans une catégorie « divers » plafonnée : elle ne doit pas peser plus que quelques points du total.
• Isolez les charges exceptionnelles avant de comparer deux périodes.

Exemples

• Par exemple, des charges de 60 000 € par mois dont 36 000 € fixes : la marge de manœuvre est de 24 000 €.
• Par exemple, un poste de fournitures passe de 1 200 € à 1 900 € en trois mois.
• Par exemple, le loyer représente 8 % des charges d’un site et 15 % d’un autre.
• Par exemple, des charges qui passent de 55 % à 62 % du chiffre d’affaires en un an méritent une analyse poste par poste.
• Par exemple, une prime d’assurance annuelle de 6 000 € se répartit sur douze mois pour ne pas fausser la comparaison mensuelle.

Erreurs fréquentes

• Comparer un mois court à un mois long sans ajustement.
• Mélanger charges fixes et variables.
• Ne regarder que le total sans examiner les postes.
• Couper dans les charges sans mesurer l’effet sur la qualité ou les délais.
• Analyser les charges sans les rapprocher de l’activité, et prendre pour une dérive ce qui est un simple effet de volume.

Comment 4softerp vous aide

• Classez vos charges dans un plan de comptes de groupe identique pour toutes vos sociétés.
• Lisez la balance de chaque société pour comparer les postes d’un mois à l’autre.
• Éditez des rapports financiers par société pour isoler les charges fixes des charges variables.
• Consolidez le groupe pour mesurer le poids des opérations entre sociétés.