Comment construire un flux de ventes complet dans un ERP ?

Réponse courte

1. Listez les étapes : commande, préparation, livraison, facture, encaissement.
2. Attribuez chaque étape à une personne précise.
3. Faites en sorte que chaque étape s’appuie sur le document de la précédente.
4. Suivez les encaissements et relancez les retards.
5. Mesurez le délai moyen entre la commande et l’encaissement.

Contexte opérationnel

• Un flux clair tient sur une page : qui fait quoi, dans quel ordre, avec quel document.
• Chaque document part du précédent : la facture reprend la livraison, qui reprend la commande.
• Les exceptions (retour, avoir, remise) suivent un chemin prévu, pas une improvisation.
• Une revue hebdomadaire des factures ouvertes évite les impayés oubliés.
• Testez votre circuit sur une commande réelle du début à la fin avant de le déployer à toute l’équipe.
• Fixez le délai maximal de chaque étape : par exemple, 24 heures entre la commande et la préparation.
• Une facture émise sans bon de livraison est la première source de litiges : gardez toute la chaîne de documents.

Exemples

• Par exemple, une PME de négoce traite 30 commandes par semaine sur un même circuit documentaire.
• Par exemple, une remise de 5 % sur 4 000 € se traduit par un avoir de 200 €.
• Par exemple, chaque lundi, vous relancez les factures échues depuis plus de 15 jours.
• Par exemple, une commande test de 3 articles suit chaque étape et révèle la seule étape qui n’avait pas de responsable.
• Par exemple, sur 30 commandes hebdomadaires, un délai moyen de 38 jours entre commande et encaissement tombe à 32 jours quand les relances sont faites chaque lundi.

Erreurs fréquentes

• Laisser chaque commercial appliquer sa propre méthode.
• Traiter les retours en dehors du circuit documentaire.
• Ne pas relancer les factures échues.
• Oublier de prévoir le cas du client qui paie en plusieurs fois.
• Émettre les factures en fin de mois seulement, ce qui retarde d’autant chaque encaissement.

Comment 4softerp vous aide

• Enchaînez commande, livraison et facture sur des documents de vente reliés au stock.
• Émettez vos factures via 4invoices à partir des livraisons enregistrées.
• Importez manuellement un relevé MT940, CAMT.053 ou CSV pour pointer chaque encaissement sur sa facture.
• Consultez vos rapports financiers société par société pour lire l’effet du cycle sur la trésorerie.