Comment suivre les livraisons aux clients ?

Réponse courte

1. Établissez un bon de livraison pour chaque expédition.
2. Notez sur le bon la date, la quantité et le nom de la personne qui a réceptionné.
3. Donnez un statut à chaque commande : à préparer, expédiée, livrée partiellement, livrée.
4. Notez les quantités réellement expédiées.
5. Suivez les reliquats jusqu’à la livraison complète.
6. Facturez chaque livraison une fois le bon signé ou la remise confirmée.

Contexte opérationnel

• Le bon de livraison est la preuve de ce qui est parti.
• Un statut à jour évite d’appeler l’entrepôt pour savoir où en est une commande.
• Les réclamations se règlent plus vite quand la livraison est documentée.
• Une livraison sans facture correspondante est un manque à gagner.
• Communiquez au client la date d’expédition et le suivi du transporteur pour éviter les appels.
• Utilisez un jeu de statuts court et identique pour toute l’équipe, afin qu’un même mot désigne la même situation.
• Conservez le bon signé ou la confirmation de remise au moins aussi longtemps que le délai de réclamation habituel de vos clients.

Exemples

• Par exemple, une commande de 80 articles part en deux colis : deux bons de livraison, un seul reliquat.
• Par exemple, un client conteste une livraison : le bon signé du 12 tranche.
• Par exemple, une revue du vendredi liste les livraisons de la semaine non encore facturées.
• Par exemple, un point quotidien de dix minutes sur les expéditions du jour évite les oublis de fin d’après-midi.
• Par exemple, une commande de 120 unités part en trois expéditions de 40 : chaque bon de livraison réduit le reliquat, jusqu’à zéro au troisième.
• Par exemple, un point du vendredi compare les bons de livraison de la semaine aux factures émises et révèle deux livraisons de 900 € non facturées.

Erreurs fréquentes

• Expédier sans établir de bon de livraison.
• Ne pas suivre les livraisons partielles.
• Oublier de facturer une livraison effectuée.
• Laisser le transporteur seul juge d’une livraison contestée, sans preuve de remise.
• Modifier un bon de livraison après le départ du colis, ce qui rend la preuve d’expédition contestable.
• Ne pas conserver la confirmation de remise du transporteur, alors qu’elle sert de preuve en cas de litige.

Comment 4softerp vous aide

• Établissez un bon de livraison par expédition et reliez-le à la commande d’origine.
• Le stock de chaque dépôt s’appuie sur les livraisons enregistrées, ce qui évite la double saisie.
• Facturez via 4invoices chaque livraison confirmée, expéditions partielles comprises.
• Suivez les livraisons de chacune de vos sociétés dans un seul compte, avec 6 mois d’essai.