Comment gérer les commandes clients dans un ERP ?

Réponse courte

1. Enregistrez la commande du client avec articles, quantités et prix.
2. Confirmez par écrit au client le délai et la quantité disponible.
3. Vérifiez la disponibilité du stock avant de confirmer le délai.
4. Préparez et expédiez avec un bon de livraison.
5. Enregistrez les quantités réellement livrées et laissez le reliquat ouvert.
6. Facturez ce qui a été réellement livré.
7. Suivez le règlement jusqu’à l’encaissement.

Contexte opérationnel

• Une commande enregistrée est un engagement : elle doit rester consultable par toute l’équipe.
• Le bon de livraison signé fait foi en cas de litige.
• Livraisons partielles et reliquats se suivent sur la commande d’origine.
• Un client qui passe commande par téléphone doit être saisi comme les autres.
• Donnez à chaque commande un numéro unique que le client peut citer au téléphone.
• Une commande passe par des statuts simples : saisie, confirmée, préparée, livrée, facturée.
• Notez le prix accepté par le client sur la commande : une hausse ultérieure ne doit pas modifier ce qui a été convenu.

Exemples

• Par exemple, une commande de 100 unités à 25 € donne une facture de 2 500 € hors taxes.
• Par exemple, une livraison partielle de 60 unités laisse un reliquat de 40 à suivre.
• Par exemple, le client retourne 3 unités : un avoir est émis et le stock est réajusté.
• Par exemple, un devis accepté devient commande sans que personne ne retape les lignes.
• Par exemple, un client commande 200 unités à 12 € (2 400 €) : le stock ne couvre que 150 unités, vous confirmez 150 tout de suite et le reste sous huit jours.

Erreurs fréquentes

• Accepter des commandes par téléphone sans les enregistrer.
• Promettre un délai sans regarder le stock.
• Facturer avant la livraison effective.
• Modifier une commande en cours de préparation sans prévenir l’entrepôt.
• Écraser la commande d’origine lors d’une modification, au lieu de garder la trace de ce que le client avait demandé.

Comment 4softerp vous aide

• Enregistrez devis et commandes clients, puis reprenez-les dans le bon de livraison sans retaper les lignes.
• Consultez le stock par article avant de confirmer une quantité et un délai à votre client.
• Émettez la facture via 4invoices à partir de ce qui a été effectivement livré.
• Créez les documents de vente de chacune de vos sociétés dans un même compte, avec 6 mois d’essai.