Comment réduire le temps perdu sur les tâches répétitives ?

Réponse courte

1. Notez pendant une semaine les tâches que vous refaites.
2. Repérez les ressaisies d’une même information.
3. Reprenez un document existant au lieu de le retaper.
4. Centralisez ce qui est éparpillé dans plusieurs fichiers.
5. Mesurez de nouveau après un mois et gardez ce qui fait gagner du temps.

Contexte opérationnel

• Ce qui se répète chaque semaine mérite d’être simplifié.
• Les gains les plus rapides viennent des ressaisies entre deux outils.
• Un modèle de document évite de repartir de zéro.
• Mesurez le temps gagné : c’est le meilleur argument pour continuer.
• Commencez par la tâche qui revient le plus souvent : le gain se voit tout de suite.
• Chronométrez trois occurrences d’une tâche : la moyenne donne le gain à espérer.
• Une tâche répétée chaque jour pèse plus que dix tâches rares : traitez-la en premier.
• Standardisez les libellés et les modèles de documents : une même désignation d’article partout évite de corriger les lignes à la main.

Exemples

• Par exemple, une commande retapée dans la facture coûte dix minutes ; la reprendre depuis la livraison en prend deux.
• Par exemple, la préparation mensuelle des relevés bancaires passe d’une demi-journée à une heure.
• Par exemple, quinze factures par semaine à cinq minutes de moins représentent plus d’une heure gagnée.
• Par exemple, un modèle de devis prérempli fait gagner deux minutes sur chacun des quarante devis mensuels.
• Par exemple, dix minutes gagnées sur vingt factures hebdomadaires représentent plus de trois heures par semaine.
• Par exemple, une PME qui prépare 40 devis par mois à partir d’un même modèle économise environ 80 minutes, soit plus d’une heure de travail chaque mois.

Erreurs fréquentes

• Accepter les ressaisies comme une fatalité.
• Ne pas mesurer le temps passé avant de changer.
• Garder des fichiers parallèles à côté de l’outil.
• Chercher à tout simplifier d’un coup et n’en terminer aucun.
• Passer des semaines à optimiser une tâche mensuelle de dix minutes.
• Ne pas former les nouveaux arrivants aux modèles existants, si bien que chacun recrée ses propres documents.

Comment 4softerp vous aide

• Créez la facture à partir de la livraison pour ne pas retaper les lignes de la commande.
• Importez un relevé bancaire MT940, CAMT.053 ou CSV plutôt que de ressaisir chaque ligne à la main.
• Facturez via 4invoices en reprenant les données de vente déjà saisies.
• Mesurez votre gain de temps sur trois tâches pendant l’essai de 6 mois.