Comment suivre les mouvements de stock ?

Réponse courte

1. Enregistrez chaque entrée, sortie et transfert sur un document daté.
2. Filtrez par type de mouvement pour isoler les réceptions, les livraisons ou les régularisations.
3. Consultez l’historique par article, par dépôt et par période.
4. Remontez de chaque mouvement à son document d’origine.
5. Vérifiez qu’aucun transfert entre dépôts n’est resté sans contrepartie.
6. Conservez l’historique d’un article avant chaque audit ou inventaire.

Contexte opérationnel

• Chaque mouvement porte un type : réception, livraison, transfert, retour ou régularisation.
• Le bon de réception, le bon de livraison et le bon de transfert sont les trois pièces de base.
• L’historique sert autant à l’audit interne qu’à répondre à un client.
• Saisir au fil de l’eau évite les reconstitutions en fin de mois.
• Formez chaque magasinier au même vocabulaire de mouvements, pour que les historiques restent lisibles.
• Un transfert se lit dans deux dépôts : la sortie du dépôt d’origine et l’entrée du dépôt de destination portent la même quantité.
• Notez sur chaque pièce la date réelle du mouvement : un décalage avec la saisie signale un traitement tardif.

Exemples

• Par exemple, un article expédié par erreur : l’historique montre le bon de livraison concerné en quelques clics.
• Par exemple, avant un audit, vous listez tous les mouvements d’un article sur douze mois.
• Par exemple, un transfert de 60 unités entre deux dépôts doit apparaître en sortie d’un côté et en entrée de l’autre.
• Par exemple, un client réclame une livraison de mars : vous retrouvez la date, la quantité et la personne qui a préparé la commande.
• Par exemple, un article affiche 118 unités au lieu de 130 : l’historique révèle une sortie de 12 unités saisie en double sur un bon de livraison.

Erreurs fréquentes

• Saisir les mouvements en bloc en fin de journée.
• Enregistrer un mouvement sans pièce justificative.
• Déplacer de la marchandise entre dépôts sans le déclarer.
• Corriger une quantité directement sur la fiche article plutôt que par un mouvement documenté.
• Employer des libellés libres pour décrire les mouvements, si bien que personne ne retrouve la raison d’une sortie six mois plus tard.

Comment 4softerp vous aide

• Consultez l’historique d’un article par dépôt et par période, puis remontez au document d’origine.
• Retrouvez la réception, la livraison ou le transfert à l’origine d’un écart sans fouiller dans des fichiers.
• Repérez les régularisations d’inventaire, affichées à part des mouvements d’achat et de vente.
• Suivez séparément le stock de chaque société de votre compte, sans mélanger les historiques.