Comment faire l’inventaire mensuel avec un ERP ?

Réponse courte

1. Choisissez la fréquence : mensuelle, trimestrielle ou tournante par famille d’articles.
2. Éditez la liste de comptage à partir du stock théorique du jour.
3. Comptez physiquement, dépôt par dépôt, sans mouvement en parallèle.
4. Saisissez les quantités comptées en face du stock théorique de chaque article.
5. Comparez le comptage au stock théorique et listez les écarts.
6. Faites valider les écarts par un responsable, puis régularisez-les.
7. Archivez le compte rendu et planifiez la date du prochain comptage.

Contexte opérationnel

• Un inventaire fiable se prépare : figez les mouvements le temps du comptage.
• Désignez deux personnes par zone : l’une compte, l’autre contrôle.
• Conservez le compte rendu signé avec la date et le périmètre compté.
• L’inventaire tournant limite l’arrêt d’activité pour les grands catalogues.
• Prévenez l’équipe à l’avance : un comptage annoncé se déroule mieux et plus vite.
• Comptez d’abord les zones à forte rotation : ce sont elles qui accumulent le plus d’écarts au fil du mois.
• Notez l’heure du dernier mouvement enregistré avant le comptage : le stock théorique se lit à cet instant précis.

Exemples

• Par exemple, un entrepôt de 500 références est compté en une demi-journée par deux équipes de deux personnes.
• Par exemple, un distributeur compte 10 % de son catalogue chaque semaine et boucle un cycle en dix semaines.
• Par exemple, un écart de 12 unités à 8 € représente 96 € : il est analysé avant d’être régularisé.
• Par exemple, un second passage ciblé sur les vingt plus gros écarts en valeur suffit souvent à retrouver l’essentiel des erreurs.
• Par exemple, sur 8 000 € de stock compté, un écart net de 240 € (3 %) déclenche une analyse par famille d’articles avant toute régularisation.

Erreurs fréquentes

• Compter pendant que les expéditions continuent.
• Régulariser les écarts sans validation d’un responsable.
• Ne pas rechercher la cause d’un écart récurrent (casse, erreur de saisie, vol).
• Ne compter que les articles de grande valeur en oubliant les petites pièces qui, ensemble, pèsent lourd.
• Régulariser en une seule écriture globale, ce qui masque les articles en cause et interdit toute analyse ensuite.

Comment 4softerp vous aide

• Consultez le stock théorique par dépôt pour préparer votre comptage à la date choisie.
• Comparez le comptage au stock théorique article par article et repérez les écarts à faire valider.
• Chaque régularisation d’inventaire est enregistrée comme un mouvement distinct, avec sa date et son motif.
• Menez un inventaire tournant, famille par famille, sur un dépôt pilote pendant les 6 mois d’essai.