Pourquoi les stocks ne correspondent pas et comment corriger ?

Réponse courte

1. Comparez le stock théorique au comptage, article par article.
2. Recherchez les mouvements non enregistrés : retours, transferts, casse.
3. Vérifiez les erreurs de saisie sur les quantités ou l’unité.
4. Régularisez avec l’accord d’un responsable, puis corrigez la cause.
5. Refaites un comptage de contrôle après la régularisation pour confirmer la correction.

Contexte opérationnel

• Les causes fréquentes sont des retours oubliés, des transferts non déclarés et des erreurs d’unité.
• Recherchez la cause avant de régulariser : sinon l’écart reviendra.
• Un écart isolé se corrige ; un écart répété se traite à la racine.
• Comptez régulièrement, par petits périmètres, plutôt qu’une fois par an.
• Tenez un petit registre des écarts et de leur cause : les motifs récurrents apparaissent vite.
• Vérifiez d’abord l’unité de mesure : une confusion entre carton et pièce explique de nombreux écarts.
• Un écart négatif répété sur un même article oriente vers des sorties non enregistrées ; un écart positif, vers des retours ou des réceptions saisis en double.

Exemples

• Par exemple, un stock affiche 100 alors que le comptage donne 92 : les 8 unités correspondent à un retour non saisi.
• Par exemple, un article commandé par cartons de 12 est saisi à l’unité : le stock est douze fois trop faible.
• Par exemple, un dépôt perd 300 € par trimestre en casse non déclarée.
• Par exemple, après trois mois de suivi, la moitié des écarts vient d’un même poste de préparation.
• Par exemple, un stock affiche 45 unités de plus que le comptage : une réception a été saisie deux fois, et l’annulation du doublon corrige l’écart.

Erreurs fréquentes

• Régulariser sans chercher la cause.
• Ne compter qu’une fois par an.
• Mélanger unités de vente et unités d’achat.
• Accuser une personne avant d’avoir vérifié le processus.
• Régulariser en fin d’année tous les écarts d’un coup, ce qui masque leurs causes.

Comment 4softerp vous aide

• Remontez d’un mouvement de stock à son document pour identifier la réception, la livraison ou le transfert en cause.
• Enregistrez chaque régularisation d’inventaire comme un mouvement distinct, avec son motif.
• Comparez le stock théorique de chaque dépôt au comptage physique, dépôt par dépôt.
• Repérez les écarts récurrents en testant votre méthode pendant les 6 mois d’essai.