Warum stimmt der Lagerbestand nicht und was kann ich tun?

Kurzantwort

1. Vergleichen Sie Buchbestand im ERP und gezählten Bestand im Lager.
2. Prüfen Sie die letzten Bewegungen und ihre Quellbelege.
3. Suchen Sie nach nicht gebuchten Vorgängen: Retouren, Umlagerungen, Entnahmen.
4. Zählen Sie zur Bestätigung erneut und buchen Sie die Differenz mit Begründung.
5. Legen Sie eine Toleranz fest, bis zu der Differenzen ohne Sonderprüfung gebucht werden dürfen.
6. Dokumentieren Sie Ursache und Maßnahme jeder Differenz, damit sich Muster erkennen lassen.

Häufige Ursachen

• Ware wurde entnommen oder umgelagert, ohne dass jemand es gebucht hat.
• Retouren wurden angenommen, aber nicht zurückgebucht.
• Zählfehler oder Verwechslung ähnlicher Artikel.
• Falsche Mengeneinheit, etwa Stück statt Karton.
• Wiederkehrende Differenzen bei denselben Artikeln deuten auf einen Prozessfehler hin, nicht auf Zufall.
• Ein Mehrbestand ist ebenso ein Warnzeichen wie ein Fehlbestand: Er deutet auf nicht gebuchte Wareneingänge oder falsche Ausgänge hin.
• Prüfen Sie zuerst einfache Ursachen wie Mengeneinheit und Lagerort, bevor Sie aufwendig nach Diebstahl oder Schwund suchen.

Beispiele

• Zum Beispiel: Buchbestand 100 Stück, gezählt 87 – 13 Stück gingen ohne Entnahmebeleg an eine Vorführung.
• Zum Beispiel: Buchbestand 50 kg, gezählt 55 kg – eine Retoure wurde ohne Wareneingang angenommen.
• Zum Beispiel: Fehlmenge in Lager A, Mehrmenge in Lager B – eine Umlagerung wurde nicht gebucht.
• Zum Beispiel: Ein Artikel weicht jeden Monat um 3 Stück ab; die Ursache ist eine falsche Verpackungseinheit im Stammsatz.
• Zum Beispiel: Ein Artikel zeigt minus 4 Stück im System; der Wareneingang über 20 Stück wurde nicht gebucht, obwohl bereits 24 Stück ausgeliefert wurden.

Häufige Fehler

• Differenzen werden gebucht, ohne die Ursache zu klären; das Problem kehrt im nächsten Monat zurück.
• Minderbestände werden nicht freigegeben und können Verluste verdecken.
• Korrekturen werden ohne Beleg gebucht.
• Wiederkehrende Differenzen bei demselben Artikel werden immer wieder nur ausgebucht.
• Bei jeder Differenz wird sofort Diebstahl vermutet, statt zuerst Buchungen, Einheiten und Lagerorte zu prüfen.

So hilft Ihnen 4softerp

• Im Bewegungsjournal des Lagers verfolgen Sie, welche Belege den Bestand eines Artikels verändert haben.
• Bei der Inventur vergleichen Sie Zählmenge und Buchbestand je Artikel und Lager und sehen die Differenz sofort.
• Umlagerungen zwischen Lagern buchen Sie mit Beleg, sodass Fehlmenge und Mehrmenge zwischen zwei Lagern erklärbar bleiben.
• Ihre Inventurdifferenzen können Sie 6 Monate lang kostenlos mit eigenen Artikeln durchspielen; Preise in Euro.