Wie führe ich die monatliche Inventur im ERP durch?

Kurzantwort

1. Legen Sie den Rhythmus fest: monatlich, quartalsweise oder rollierend nach Warengruppen.
2. Erstellen Sie die Zählliste mit dem Buchbestand und sperren Sie währenddessen die Lagerbewegungen.
3. Zählen Sie die Ware und erfassen Sie die Zählmengen im System.
4. Prüfen Sie die Differenzen zwischen Buchbestand und Zählung.
5. Verbuchen Sie Mehr- und Minderbestände erst nach Freigabe durch die Leitung.
6. Halten Sie das Ergebnis fest: Zählprotokoll, Differenzliste und Freigabe gehören zusammen.
7. Geben Sie die Lagerbewegungen erst wieder frei, wenn die Differenzen geklärt und freigegeben sind, und halten Sie den Zeitpunkt fest.

Organisatorischer Hintergrund

• Die Inventur ist der Abgleich von Buch- und Istbestand; sie schafft die Grundlage für einen belastbaren Jahresabschluss.
• Eine rollierende Inventur verteilt den Aufwand über das Jahr, statt ihn auf einen Stichtag zu legen.
• Zählungen sollten möglichst von zwei Personen durchgeführt werden, die nicht selbst das Lager führen.
• Jede Abweichung braucht eine dokumentierte Ursache, bevor sie gebucht wird.
• Wer zählt, sollte die Buchbestände vorher nicht sehen, damit die Zählung unbeeinflusst bleibt.
• Der Zählstichtag sollte so gewählt werden, dass möglichst wenig Ware bewegt wird, etwa nach Betriebsschluss oder am Wochenende.
• Zählteams brauchen schriftliche Anweisungen: Wie werden Teilmengen, beschädigte Ware und Fremdware gezählt und gekennzeichnet?

Beispiele

• Zum Beispiel: Ein Lager mit 500 Artikeln wird an einem Vormittag gezählt, weil Zähllisten nach Lagerplätzen sortiert sind.
• Zum Beispiel: Ein Händler zählt täglich rund 10 % des Sortiments und deckt so in zehn Arbeitstagen alles ab.
• Zum Beispiel: Eine Minderung von 8 Stück à 25 € entspricht 200 €; nach Klärung der Ursache wird sie gebucht.
• Zum Beispiel: Eine Warengruppe mit hohem Wert wird jeden Monat gezählt, Kleinteile nur einmal im Quartal.
• Zum Beispiel: Bei der Zählung stehen 40 Kartons Fremdware eines Kunden im Regal; sie werden gesondert erfasst und nicht dem eigenen Bestand zugerechnet.

Häufige Fehler

• Die Inventur läuft, während weiter ein- und ausgelagert wird, dadurch stimmen die Zählwerte nicht.
• Differenzen werden ohne Freigabe gebucht, was Manipulation erleichtert.
• Ursachen für Minderbestände wie Bruch, Diebstahl oder Buchungsfehler werden nicht dokumentiert.
• Es wird nur eine Stichprobe gezählt, aber der gesamte Bestand wird als geprüft behandelt.
• Beschädigte oder unverkäufliche Ware wird mitgezählt, obwohl sie nicht mehr verkauft werden kann; der Bestandswert erscheint dadurch zu hoch.

So hilft Ihnen 4softerp

• Sie erfassen die Zählmengen je Artikel und Lager direkt im System und stellen sie dem Buchbestand gegenüber.
• Abweichungen zwischen Zählung und Buchbestand sehen Sie je Artikel und können sie vor dem Buchen prüfen.
• Rollierende Zählungen arbeiten Sie Warengruppe für Warengruppe ab, ohne den Gesamtbestand aus dem Blick zu verlieren.
• Inventur und Finanzberichte liegen in derselben Umgebung, sodass Sie Bestandsergebnis und Zahlen zusammen betrachten können.