Wie verwalte ich Lagerbestände im ERP?

Kurzantwort

1. Legen Sie Artikel mit eindeutiger Artikelnummer, Barcode und Mengeneinheit an.
2. Richten Sie Lager und Lagerorte ein, damit jeder Bestand einen festen Platz hat.
3. Buchen Sie jeden Wareneingang und jeden Warenausgang mit einem Beleg.
4. Legen Sie für kritische Artikel einen Mindestbestand fest und prüfen Sie ihn regelmäßig.
5. Werten Sie den Bestand nach Lager oder Warengruppe aus.
6. Legen Sie fest, wer im Unternehmen Bestände buchen darf, und dokumentieren Sie die Zuständigkeiten für jedes Lager.
7. Prüfen Sie nach den ersten Wochen stichprobenartig, ob Ihre Buchungen mit dem tatsächlichen Regalbestand übereinstimmen.

Betrieblicher Hintergrund

• Ein Bestand ist nur so verlässlich wie die Belege, auf denen er beruht.
• Für die Bewertung müssen Sie ein Verfahren festlegen, etwa FIFO oder gleitenden Durchschnittspreis, und es konsequent anwenden.
• Mindestens einmal im Jahr wird der Bestand körperlich gezählt und mit dem Buchbestand abgeglichen.
• Häufigere Zählungen erhöhen die Genauigkeit, besonders bei schnell drehenden Artikeln.
• Kritische Artikel gehören in kürzere Zählzyklen als Artikel mit geringem Wert und langsamer Drehung.
• Stammdaten wie Bezeichnung, Mengeneinheit und Warengruppe legen fest, wie sich der Bestand später auswerten lässt; nachträgliche Änderungen sind aufwendig.
• Wer Bestände bucht, sollte nicht allein über Inventurdifferenzen entscheiden; die Trennung von Buchung und Kontrolle schützt vor Fehlern und Manipulation.

Beispiele

• Zum Beispiel: Ein Großhändler mit 2.000 Artikeln und drei Lagern scannt beim Wareneingang den Barcode und bucht die Menge auf das richtige Lager.
• Zum Beispiel: Ein Betrieb entnimmt Material für 1.200 € per Entnahmebeleg, der Bestand sinkt sofort um genau diese Menge.
• Zum Beispiel: Ein Händler bucht eine Kundenretoure von 5 Stück wieder ein und vermeidet so einen falschen Buchbestand.
• Zum Beispiel: Ein Online-Händler bucht jede Bestellung nach dem Versand aus, damit der Bestand im System dem Regal entspricht.
• Zum Beispiel: Ein Handwerksbetrieb führt Schrauben in Stück, Kabel in Metern und Farbe in Litern; einheitliche Mengeneinheiten verhindern, dass ein Karton mit 100 Stück als eine Einheit gebucht wird.

Häufige Fehler

• Retouren werden nicht zurückgebucht, der Buchbestand bleibt zu niedrig.
• Mehrere Artikel liegen auf demselben Lagerplatz, der Bestand vermischt sich.
• Es gibt keinen regelmäßigen Abgleich zwischen Buchbestand und Zählung.
• Artikelstammdaten werden doppelt angelegt, sodass sich der Bestand eines Artikels auf zwei Nummern verteilt.
• Für denselben Artikel gelten je nach Abteilung unterschiedliche Mengeneinheiten, sodass Wareneingang in Kartons und Verkauf in Stück den Bestand verfälschen.

So hilft Ihnen 4softerp

• Sie legen Artikel, Lager und Lagerorte im Lagermodul an und behalten jede Bestandsveränderung im Blick.
• Wareneingänge und Warenausgänge buchen Sie als Belege, sodass jede Menge einem Vorgang zugeordnet bleibt.
• Bei der Inventur erfassen Sie die Zählmengen im System und sehen die Abweichung zum Buchbestand je Artikel.
• Wenn Sie mehrere Gesellschaften führen, pflegen Sie deren Bestände getrennt in einem einzigen Konto.